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Wie BADER KARA durch KI-Chatbots Effizienz und Servicequalität steigert

Aktualisiert: 23. Nov. 2024

Die BADER KARA Gruppe ist ein Unternehmen aus der Personalvermittlung mit rund 20 Mitarbeitern. Sie spezialisiert sich auf die Vermittlung von Fachpersonal, Arbeitnehmerüberlassung, Arbeitsvermittlung, On-Side Management, das Master Vendor Konzept und Outsourcing. Als wachsendes Unternehmen stand BADER KARA vor mehreren Herausforderungen, die eine innovative Lösung erforderten.


Herausforderungen: Verbesserungspotenzial bei der Erreichbarkeit und Effizienz


Die Mitarbeiter von BADER KARA waren mit der Herausforderung konfrontiert, nicht rund um die Uhr verfügbar sein zu können. Vor allem an Wochenenden führte das zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Anfragen. Zudem mussten viele allgemeine, wiederkehrende Anfragen manuell bearbeitet werden, was zeitaufwendig und ineffizient war. Ein weiteres Problem bestand in den Sprachbarrieren: Anfragen mussten in Deutsch, Polnisch und Ukrainisch bearbeitet werden. Auch der Bewerbungsprozess sollte verbessert werden, um mehr qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. Schließlich benötigte das Unternehmen eine skalierbare Lösung, um mit dem Wachstum Schritt zu halten, ohne die Qualität der Dienstleistung zu beeinträchtigen.


Lösungen: Implementierung eines KI-gestützten Chatbots


Die BADER KARA Gruppe entschied sich für die Implementierung eines KI-gestützten Chatbots, der rund um die Uhr erreichbar ist und in mehreren Sprachen kommunizieren kann. Der erste Schritt bestand darin, den Konversations-Flow des Chatbots zu erarbeiten, um sicherzustellen, dass alle möglichen Anfragen von Kunden und Bewerbern abgedeckt werden. Die Interaktion des Chatbots mit anderen Systemen wurde definiert, insbesondere für die automatische Datenverarbeitung und die Kommunikation mit den offenen Stellenanzeigen. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Gewährleistung der DSGVO-Konformität, um den Datenschutz der Nutzer zu gewährleisten.


Nach der sorgfältigen Planung wurde der KI-Chatbot auf der Webseite von BADER KARA implementiert. Dieser Chatbot war in der Lage, allgemeine Anfragen in Deutsch, Polnisch und Ukrainisch zu beantworten, Kontaktinformationen zu sammeln und Bewerbungen direkt über den Chatbot zu ermöglichen, einschließlich der automatischen Verarbeitung der Bewerberdaten. Zusätzlich wurde ein separater Chatbot für WhatsApp entwickelt, der es den Nutzern ermöglichte, sich über WhatsApp zu bewerben.


Die Implementierung der Chatbots verlief effizient und schnell. Die Entwicklung und das ausführliche Testen dauerten etwa einen Monat, um sicherzustellen, dass die Chatbots robust und zuverlässig funktionierten. Nach erfolgreichen Tests wurden die Chatbots innerhalb weniger Stunden auf der Webseite von BADER KARA integriert. Auch die Integration des Chatbots in WhatsApp wurde nach umfassenden Tests innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

KI Chatbot auf der Webseite

Ergebnisse: Reduzierung erheblicher Arbeitsaufwände

 

  • Zeitersparnis: Vor der Implementierung dauerte die Bearbeitung von Anfragen durchschnittlich etwa 10 Minuten pro Anfrage. Nach der Implementierung bearbeitete der Chatbot diese Anfragen automatisch, was zu einer Zeitersparnis von insgesamt etwa 5 Stunden pro Woche führte.

  • Erhöhung der Bearbeitungsrate: Die Anzahl der bearbeiteten Anfragen und Bewerbungen stieg um etwa 30%, da der Chatbot rund um die Uhr verfügbar war und sofort auf Anfragen reagieren konnte. Dies führte monatlich zu etwa 120 zusätzlichen bearbeiteten Anfragen und Bewerbungen.

  • Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Standardanfragen und -prozessen konnten die Personalkosten um etwa 10% gesenkt werden, da weniger administrative Aufgaben von den Mitarbeitern übernommen werden mussten.

  • Zufriedenheit der Kunden und Bewerber: Die Zufriedenheit stieg erheblich, da Anfragen sofort und rund um die Uhr beantwortet wurden, was zu einer besseren Nutzererfahrung führte.

  • Effizienzsteigerungen: Die Entlastung von wiederkehrenden administrativen Aufgaben ermöglichte es den Mitarbeitern, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

  • Verbesserung des Bewerbungsprozesses: Der neue Bewerbungsprozess über den Chatbot war einfacher und schneller für die Bewerber, was zu einer höheren Anzahl qualifizierter Bewerbungen führte.


KI Chatbot Daten

Die Implementierung der KI-Chatbots bei BADER KARA zeigt deutlich, wie KI-Lösungen die Effizienz steigern, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen können.


"Seit der Implementierung des KI-Chatbots haben wir eine erhebliche Verbesserung in der Effizienz unserer Prozesse bemerkt. Unsere Kunden und Bewerber sind zufriedener, da ihre Anfragen nun sofort bearbeitet werden.“ – René Ritz, Geschäftsführer

Unternehmen in der Personalbranche und anderen Sektoren können von ähnlichen Lösungen profitieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und ihre Prozesse zu optimieren.


Vereinbaren Sie weiter unten ein Kennenlerngespräch um zu erfahren, wie auch Ihr Unternehmen von unseren maßgeschneiderten KI-Lösungen profitieren kann.

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